Acord Procesare Date

Citeşte politica de procesare a datelor Hostico prin S.C. Awesome Projects S.R.L.

Acord Procesare Date

1. Introducere

Acest acord reglementează procesarea datelor personale efectuată de Hostico ("Procesator Date") în numele clientului ("Operator/Controlor Date"). Acest Acord de Procesare a Datelor reprezintă înțelegerea părților și reglementează procesarea datelor de către Hostico în calitate de Procesator în numele clientului în calitate de Controlor. Acordul vine în completarea Termeniilor și Condițiilor respectiv contractului încheiat între Hostico și Client.

2. Definiții

În acest acord:
Servicii - reprezintă serviciul acordat Clientului în conformitate cu Termenii și Condițiile respectiv contractul încheiat cu Hostico
Date personale - reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificabilă sau identificată (persoană vizată)
Client sau Controlor - reprezintă persoana fizică, juridică, autoritatea publică sau orice altă entitate care determină scopul și mijloacele procesării datelor personale
Procesator sau Hostico - reprezintă autoritatea care va procesa date personale în numele controlorului
Proces/procesare - reprezintă orice operațiune sau set de operațiuni efectuată pe date personale cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau alterarea, restabilirea, consultarea, folosirea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea
Sub-procesator sau Partener - reprezintă o terță parte, partener Hostico desemnată de aceasta pentru livrarea serviciilor și/sau procesarea datelor personale ale clientului
Măsuri tehnice și organizatorice de securitate - măsuri care vizează asigurarea unui nivel de securitate adecvat inclusiv pseudoanonimizarea și criptarea datelor personale, abilitatea de a asigura permanent confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și elasticitatea sistemelor și serviciilor de procesare, capacitatea de a restaura disponibilitatea și accesul la datele personale în timp util în eventualitatea unui incident fizic sau tehnic, un proces regulat pentru testarea și evaluarea eficacității securității procesării
Legile în vigoare - toate legile și dispozițiile naționale și ale Uniunii Europene din domeniul protecției datelor cu caracter personal
Persoane vizate - utilizatorii respectiv clienții controlorului

3. Aplicarea acordului

În relația cu serviciile oferite acest acord se aplică:
• tuturor datelor trimise de client către Hostico pentru procesare
• tuturor datelor accesate de Hostico pentru procesare în numele clientului
• tuturor datelor recepționate de Hostico în numele clientului

4.Procesarea datelor personale

Clientul va fi singurul responsabil pentru acuratețea, calitatea și procesarea datelor persoanelor vizate. Hostico va accesa, folosi sau procesa aceste date în numele clientului doar în următoarele cazuri :
• la solicitarea directă a clientului
• în vederea furnizării serviciilor contractate
• pentru a oferi asistență tehnică în privința serviciilor furnizate
• pentru operațiuni de mentenanță

Clientul va determina proveniența și scopul datelor personale și categoriile de persoane vizate.

În vederea îndeplinirii acordului și în mod special pentru furnizarea serviciilor contractate , Hostico va procesa anumite categorii și tipuri de date personale în numele clientului conform autorizării și solicitării acestuia.

Tipurile și categoriile de date cu caracter personal procesate de Hostico sunt :

Date de contact :
• nume, adresă, număr telefon, adresă mail, denumire societate, cod fiscal, număr de înregistrare în registrul comerțului
• date personale ale reprezentanțiilor, angajațiilor și alte terțe părți furnizate de către client

Aceste date personale nu sunt cuprinse în acest Acord de Procesare a Datelor ci sub Politica de Confidențialitate deoarece Hostico are rolul de Controlor în această situație.

Date privind serviciile :
• date care se află pe serverele Hostico
• date stocate și procesate de utilizatori cum ar fi : cod sursă , baze de date, fișiere, etc.
• jurnale electronice : de conectare, de autentificare, de acces, de erori

Hostico nu are control asupra conținutului acestor jurnale, acestea fiind generate automat de serviciile care rulează pe echipament și de aplicațiile clientului.

Activitățile de procesare efectuate vor fi doar cele necesare și relevante serviciilor oferite. Solicitările de procesare din partea clientului vor fi înregistrate de Hostico și păstrate până la exercitarea dreptului de a fi uitat din partea clientului. Hostico va procesa date personale referitoare la client și contactele furnizate de acesta prin intermediul departamentelor comerciale și a website-ului Hostico .

5. Acces Date

Pe durata utilizării serviciilor, clientul poate accesa, modifica și șterge datele prin autentificarea în conturile deținute prin protocoale și unelte comune. În cazul unei modificări sau alterări a datelor , varianta inițială poate fi stocată în backup pe o durată de 14 zile.

6. Instrucțiuni / indicații

Hostico va acționa și procesa datele personale doar în vederea furnizării serviciilor contractate și în conformitate cu indicațiile precise și documentate ale clientului. Instrucția în momentul aderării la acest Acord de Procesare a Datelor este că Hostico poate procesa datele personale doar cu scopul de a furniza serviciile contractate și în concordanță cu Termenii și Conditiile prezentate respectiv contractul încheiat. Clientul garantează că datele personale pe care le transmite sunt administrate în conformitate cu legile în vigoare inclusiv cu cerințele legislative în materie de procesare. Hostico va înștiința clientul dacă consideră că instrucțiunile pentru procesarea datelor trimise de către acesta sunt în conflict cu legile în vigoare.

7. Obligațiile Hostico

Confidențialitatea

Hostico va trata toate datele personale ca informații confidențiale acestea fiind divulgate doar în caz de necesitate angajațiilor, parteneriilor și instituțiilor legale abilitate să le solicite. Angajații Hostico se supun unor contracte de confidențialitate care includ și asigură că toate datele personale la care aceștia au acces sunt tratate cu maximă seriozitate și cu strictă confidențialitate.

Securitate

Hostico va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate protecției datelor împotriva unor procesări ilegale sau neautorizate și de asemenea împotriva pierderii accidentale, distrugerii sau deteriorării. Descrierea condițiilor în care se efectuează și păstrează copiile de siguranță este disponibilă în descrierea serviciului de backup . Hostico se va asigura că accesul la datele personale este restricționat și accesibil doar angajațiilor cărora le este necesar în vederea furnizării serviciilor contractate de client. Hostico se va asigura de asemenea că angajații vor procesa datele personale ale clientului doar în concordanță cu instrucțiunile precise ale acestuia.

Hostico va furniza informații privind măsurile de securitate dacă acestea vor fi solicitate de către client în scris.

Breșe de securitate

În cazul în care Hostico identifică o încălcare a datelor cu caracter personal care afectează datele personale ale cliențiilor , Hostico va înștiința Clientul și acolo unde este posibil va furniza Clientului informații și cooperare rezonabilă astfel încât Clientul să poată îndeplini orice obligații de raportare a datelor referitoare la încălcarea datelor.

8. Obligațiile clientului

Clientul este responsabil pentru conformarea cu obligațiile sale de controlor sub aspectul legilor în vigoare. Clientul trebuie să se asigure că orice dezvăluire a datelor personale realizată către Hostico este făcută cu acordul persoanei vizate. De asemenea acesta trebuie să poată justifica fiecare transmitere a acestor date precum și deciziile sale privind Procesarea respectiv utilizarea acestora.

9. Drepturile persoanei vizate

Hostico va acorda clientului acces la serviciile care stochează datele persoanei vizate pentru a șterge, elibera, corecta sau bloca datele respective. Dacă acest acces nu este posibil Hostico va urma instrucțiunile clientului pentru a îndeplini aceste operațiuni conform legilor în vigoare. Hostico va înainta clientului orice solicitare venită din partea persoanelor vizate privind accesul la datele personale ale acestora.

Locația procesării datelor personale

Datele personale sunt procesate de Hostico doar la sediile, punctele de lucru și centrele de date partenere. Orice transfer al datelor personale către organizații internaționale sau terțe țări va fi realizat doar în măsura în care acest transfer este permis și conform legilor în vigoare.

10. Subcontractarea

Hostico nu va subcontracta nici una dintre operațiunile sale de procesare realizate în numele clientului sub acest Acord fără acordul clientului. Dacă Hostico va subcontracta obligațiile sale cu acordul Clientului, va face asta doar cu existența unui acord scris din partea partenerului care să impună aceleași obligații acestuia ca cele impuse asupra Hostico în prezentul acord.

Hostico primește în mod implicit autorizare în vederea contractării unor terțe părți pentru procesarea datelor clientului fără a mai fi nevoie de vreo autorizare scrisă din partea acestuia. Hostico trebuie însă să indice la solicitarea clientului identitatea unui partener înainte ca aceștia să proceseze date personale.

11. Măsuri tehnice și organizatorice

Hostico se va asigura că pe parcursul procesării datelor personale în numele clientului vor fi implementate și menținute măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Printre aceste măsuri se numără inclusiv angajarea personalului calificat, controlul accesului la centrul de date, controlul accesului la echipamente, controlul accesului la date, protocoale de transmitere a datelor, logarea sistemelor, izolarea datelor clientului pe sisteme față de datele personale ale altor clienți, crearea copiilor de siguranță , etc.

12. Audit

Clientul poate solicita în scris efectuarea unui audit pentru a verifica conformarea Hostico cu obligațiile sale sub incidența acestui Acord de Procesare a Datelor. Auditorul va fi de comun acord stabilit iar costurile privind efectuarea auditului vor fi suportate de către client. Hostico își rezervă dreptul de a refuza efectuarea unui audit caz în care clientul poate solicita încheierea contractului și Acordului de Procesare a Datelor.

13. Durata

Acordul de Procesare a Datelor are durata de viață egală cu Contractul încheiat între client și Hostico. Autorizația Hostico în vederea procesării datelor personale în numele clientului va înceta de îndată cu contractul.

În cazul în care este necesar Hostico va continua să proceseze datele personale până la 2 luni după încheierea Contractului. În același interval de timp Hostico trebuie să includă datele clientului în backup. Procesarea datelor de către Hostico în aceasta perioadă de 3 luni va fi considerată ca fiind în conformitate cu instrucțiunile clientului.

Hostico este obligat să șteargă toate datele personale procesate în numele clientului la cel târziu 2 luni de la terminarea Acordului cu excepția situațiilor în care există cereri legale pentru păstrarea acestora.

Ultima actualizare : 14.06.2018